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Data Check

Revisión y Chequeo Documental e Inventarios
Data S.A. asesora a sus clientes y/o ejecuta el diseño y montaje de un “Inventario Documental”, revisando documento por documento, expediente por expediente el contenido físico del archivo, lo que permite en todo momento tener actualizado, registrado y en tiempo real, un conocimiento exacto sobre la documentación existente, faltante, inconsistente, en buen estado y/o deteriorada.

Alcance

• Cumplimiento de requerimientos legales, tributarios y estatutarios para la documentación.

• Flujogramas de información, generación y/o recepción de documentos, asi como responsables en cada etapa de los procesos.

• Necesidades y rutinas de consulta así como niveles de acceso.

• Estándares de clasificación y llaves de ordenamiento.

• Embalaje y/o formatos por Unidad de Archivo.
• Tablas de retención y tiempos de permanencia.

• Transformación y evolución de archivos: Activo o de Gestión, Pasivo o Central (temporal o permanente) y Obsoleto o Depurable.

• Sistemas de Respaldo, Redundancia y Resiliencia.

• Rutinas de Expurgo y Depuración.

• Sistemas de reciclaje y/o correcta disposición de Materiales de Archivo.
• Diseño e implementación de Bases de Datos.

• Inventario y revisión documental.

• Verificación de Contenido y Listas de Chequeo.

• Organización y clasificación y re-ordenamiento de documentos.

• Informe de archivos faltantes, inconsistentes, o documentos deteriorados.

Beneficios Para Las Empresas

1

Tener conocimiento exacto de qué información se tiene disponible y qué información hace falta o está deteriorada.

2

Evaluar riesgos por inconsistencia o faltantes en la información que se tiene y la que no. Por ejemplo cumplimiento de obligaciones estatutarias, legales o tributarias.

3

Anticipar materialización de amenazas por falta o inconsistencia de información. P.e. auditorías externas, internas, multas, glosas, etc.

4

Establecer planes de acción para recuperar información perdida, inexistente o deteriorada.

5

Planeación y ejecución de programas de restauración documental.

6

Respuesta oportuna a las solicitudes de casa matriz, entidades de control, entidades tributarias,
bufetes de abogados, etc.

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