Data Cloud

Document Management

Data Cloud se define como un a herramienta de servicio “SaaS”exclusivo de Data S.A., consiste en portales privados de acceso controlado y cumpliendo los más altos estándares de seguridad para el cliente, donde el personal autorizado tiene acceso diferenciado por usuario o grupo de usuarios a la información en forma segura y oportuna, desde cualquier lugar del mundo, usando computadoras, tabletas o teléfonos inteligentes, en cualquier día y a toda hora, los 365 días de año.

Data Cloud pone la información de la empresa en línea y con posibilidades de consulta simultánea y controlada, además de llevar el versionamiento de los diferentes documentos; con base en estos cambios de acceso a la información, las organizaciones elevan la productividad individual y en equipo de los ejecutivos y trabajadores, se evitan cuellos de botella en el acceso a la información y se disminuyen radicalmente las fugas de información hacia el exterior de la compañía.

Alcance

• Inventario y Traslado del Archivo Pasivo de las instalaciones del Cliente, a las instalaciones de Data S.A.

• Embalaje, codificación y mapeo de archivos en las instalaciones de Data S.A.

• Servicio de Clasificación, Ordenamiento e Inventario inicial de Archivos.

• Almacenamiento y Custodia de Archivo Pasivo Perchas especialmente diseñadas y construidas para este propósito.
   - Protección contra incendios.
   - Protección contra humedad e inundación.
   - Protección contra robos.
   - Protección contra roedores y plagas.

• Actualización permanente de inventario y mapeo.

• Atención de consultas físicas por documento
- En las bodegas de Data S.A. (ilimitadas y sin costo para el Cliente).
- A Domicilio Normales y Express.

• Atención de consultas electrónicas.

• Expurgo y Depuración de Archivos.

• Destrucción de documentos obsoletos mediante reciclaje de papel.

• Antes de implementar el servicio Data Cloud, primero se identifican claramente las necesidades de la organización en términos de control, acceso y flujos de información.

• Se definen los tipos de información que la organización desea almacenar en el sistema incluyendo emails, videos, grabaciones de audio, documentos digitales y documentos físicos digitalizados.

• Es importante definir la cobertura que se quiere: siempre es recomendable hacer una planificación escalar, comenzando por uno o varios departamentos o unidades e ir creciendo hasta abarcar la organización completa.

• Revisar la infraestructura disponible y necesidades de actualización (escáneres, centrales de comunicaciones, etc.)

• Definición de usuarios y grupos de usuarios con atributos de acceso y delegación de aprobación o rechazo de la información y documentos.

Beneficios Para Las Empresas

1

Encriptación de la información a 254 bits.

2

Transmisión segura de la información.

3

Acceso 24/7 desde cualquier lugar del mundo.

4

Definición de Usuarios y Grupos de Usuarios.

5

Acceso web desde cualquier dispositivo con acceso a internet y con cualquiera de los browsers disponibles en el mercado.

6

Servicio de administración y mantenimiento 100% garantizado.

7

Sistemas de respaldo y Backup automáticos.

8

Actualización permanente y en línea.

9

Diseño de pantallas de consulta a la medida de las necesidades del cliente.

10

No requiere inversiones ni en software ni en hardware por parte del cliente.

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