Data Digital

Digitalización de Documentos

Data S.A. presta el servicio de digitalización de Documentos y Archivos en las instalaciones del cliente (in-situ) o en sus instalaciones (remoto), cubriendo todas las necesidades relacionadas desde el alistamiento y restauración de documentos físicos, hasta indexación, metadata, almacenamiento, control y administración de documentos digitalizados.

Alcance

• Diseño, montaje y/o manejo de Centros de Recepción, Entrega y Trámite Documental.

• Acopio y reparto de documentación In-Situ.

• Digitalización, indexación e introducción de Metadata de documentos entrantes.

• Clasificación, ordenamiento, codificación, embalaje, etiquetado del archivo.

• Inventario y mapeo de archivos.

• Revisión de integridad documental y verificación de contenido.

• Diseño, montaje y/o administración de Centros de Digitalización e Indexación de documentos.

• Workflow, control y estadísticas flujos documentales In-Situ y Remoto.

• Embalaje y traslado de documentos hacia las instalaciones del Archivo Pasivo o Central.

• Definición y publicación de manuales y procedimiento de administración documental y archivos.

• Capacitación en administración documental y administración de archivos.

• Selección y alistamiento de material para digitalización.
     - Desempastado.
     - Remoción de grapas, elementos metálicos y autoadhesivos.
     - Estiramiento y desdoblado de páginas.

• Escaneo en escáneres de alta velocidad y última tecnología.
     - Formatos: PDF, TIFF, JPG, BITMAP.
     - Resoluciones: 150, 200, 300, 600, 1,200 dpi.
     - Colores: Color, Escala de Grises.
     - Tamaños: A5, Media Carta, Carta, A4, Legal, Extra Legal, A3.
     - Cobertura: Cara Simple o Cara Doble.

• Indexación y metadata en línea de producción.
     - Directamente en la herramienta de administración digital o Data Cloud.
     - Construcción paralela de base de datos de índices y metadata.

• Entrega de Imágenes o documentos digitalizados.
     - Incorporados en Data Cloud.
     - Otros sistemas de Document Management enla nube o instalado in-situ.
     - En medios electrónicos de almacenamiento: HD, Flash, CD, DVD, etc.

Beneficios Para Las Empresas

1

Abre la posibilidad de ejercer un teletrabajo eficiente o desde cualquier lugar, evitando costosos y riesgosos desplazamientos.

2

Incrementa la productividad de los empleados al reducir radicalmente los tiempos de acceso a la información y optimizar los mecanismos de comunicación.

3

Permite consultas simultáneas evitando colas y tiempos de espera.

4

Asegura la preservación de los documentos físicos al reducir el manipuleo de los mismos.

5

Permite hacer observaciones y notas sobre el documento sin que se dañe el original.

6

Agiliza los procesos de aprobación y permite un control de los tiempos de respuesta.

7

Facilita los respaldos o backups de la información asegurando la permanencia y buen estado de la misma.

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