Data Structure

Estructuras Óptimas de Archivo

Independientemente del tamaño de la empresa, institución o negocio, para lograr un adecuado y correcto manejo de la documentación y archivo, es indispensable, en primer lugar, contar con una “Estructura Óptima de Archivo”, lo cual da las pautas para el manejo documental en cada una de las fases del ciclo vital del documento, desde su generación o recepción, hasta su depuración o conservación permanente.

Alcance

Data S.A. asesora a sus clientes para definir las “Estructuras Óptimas de Archivo” aplicables por tipo de documento, en las cuales se especifican:

• Cumplimiento de requerimientos legales, tributarios y estatutarios para la documentación.

• Flujogramas de información, generación o recepción de documentos y responsables en cada etapa de los procesos.

• Necesidades y rutinas de consulta así como niveles de acceso.

• Elaboración,validación e implementación del “Cuadro General de Clasificación Documental”, Llaves de ordenamiento e índices de búsqueda.

• EmbalajePrimario para Unidades de Archivo y Embalaje Secundario para Contenedores deArchivo.

• Elaboración de Inventarios Documentales Estructurados.

• Elaboración de fichas de valoracióndocumental.

• Tablasde Plazos de Conservación Documental.

• Transformación y evolución de archivos: Activo o de Gestión, Pasivo o Central (temporal o permanente) y Obsoleto o Depurable.

• Sistemas de Respaldo, Redundancia y Resiliencia.

• Rutinas de Expurgo y Depuración.

• Sistemas de reciclaje y/o correcta disposición de Materiales de Archivo.

Beneficios Para Las Empresas

1

Minimización de tiempos de búsqueda y consulta.

2

Reducción de costos de almacenamiento.

3

Mayor
productividad.

4

Continuidad en los
procesos y estructuras.

5

Trazabilidad de los documentos y expedientes.

6

Respuesta oportuna a las solicitudes de casa matriz, entidades de control, entidades tributarias,
bufetes de abogados, etc.

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