Independientemente del tamaño de la empresa, institución o negocio, para lograr un adecuado y correcto manejo de la documentación y archivo, es indispensable, en primer lugar, contar con una “Estructura Óptima de Archivo”, lo cual da las pautas para el manejo documental en cada una de las fases del ciclo vital del documento, desde su generación o recepción, hasta su depuración o conservación permanente.